Тіркеу кеңсесі (Office of the Registrar) – білім алушылардың оқудағы жетістіктер тарихының барлығын есепке алумен айналысатын және білімін бақылаудың барлық түрін ұйымдастыруды қамтамасыз ететін және оның академиялық рейтингісіне есеп жасайтын қызмет. Тіркеу кеңсесі – академиялық (оқу) мәселелер бойынша институт құрамындағы құрылымдық бөлімі болып табылады, оны оқу жұмысы жөніндегі бірінші проректор бақылайды. Тіркеу бөлімі – білім алушылардың кредиттік оқыту технологиясы бойынша оқу үрдісін ұйымдастыруын жоспарлап, білім алушылардың үлгерімін аралық бақылау және қорытынды, мемлекеттік аттестаттаудың барлық түрлері, т.б. анықтайды. Бөлімнің жұмысы деканаттардың, кафедралардың, оқу үдерісі бөлімінің және институттың басқа да құрылымдық бөлімшелерінің қызметімен байланысты. Тіркеуші кеңсе білім алушылардың оқу пәндеріне жазылуын, академиялық күнтізбе мен жұмыс оқу жоспарына сәйкес барлық оқу түрлері бойынша өтетін бақылауларды ұйымдастыру және жоспарлау мәселелерімен айналысады.
Тіркеу кеңсесінің негізгі мақсаты – таңдалған мамандығы бойынша институт факультеттерінің тығыз өзара әрекеттестігінде білімнің, ептіліктің және құзіреттілігіктің жоғары сапасымен білім алуға себепкер болуға негізделеді.
Тіркеу кеңсесінің негізгі қызметтері:
– студенттерді орталықтандырылған он-лайн түрінде тіркеу, пәндердің пәнаралық таңдамалылығын қамтамасыз етуі, еркіндікті қамтамасыз ету;
– білім алушылардың (студенттердің) оқытушыны таңдау еркіндігі;
– білім алушыларды білім траекториясын таңдауға көмектесетін эдвайзерлердің оқу үдерісіне қатыстыру;
– қорытынды аттестациялық емтихан ведомстарын оқытушыларға дер кезінде қол жеткізуді қамтамасыз ету;
– пәндерге тіркеу мен қайта тіркеу мәселелері бойынша студенттер мен оқытушыларға кеңес беру;
– ағымдық бақылаудың уақтылы қойылуын қадағалау, аралық және қорытынды бақылау (емтихан) нәтижелері бойынша сараптамалар мен талдау жасап есеп беру.
Тіркеу кеңсесінің негізгі мідеттері:
• қабылдау туралы бұйрықтарға сүйеніп, білім алушыларды тіркеу;
• академиялық топтар мен лектерді құру;
• топтар мен топ бөлімдерінің тиімділігін анықтау;
• білім алушылардың үлгеріміне ағымдық бақылау, аралық және қорытынды аттестаттау өткізу, білім алушылардың қорытынды бақылау нәтижелері бойынша академиялық рейтингтерін анықтау;
• транскрипт рәсімдеу;
• факультет декандарымен бірге оқу жоспарындағы академиялық айырмасын анықтау және тапсыру мерзімін орнату;
• оқу үдерісін ұйымдастыру бойынша өкімдік құжаттарының жобаларын дайындау;
• күндізгі, кешкі және сырттай оқу нысандарының рейтингтік бақылау нәтижелері бойынша сессияға жіберілмеген, сессия нәтижелері бойынша академиялық қарыздары бар және оқу жұмыс жоспарындағы пәндер бойынша академиялық айырмасы бар ауысқан, оқуға қайта қабылданған, академиялық демалыстан келген студенттер үшін ақылы негізінде жазғы семестрді ұйымдастыру және өткізу;
• білім алушылардың оқу жетістіктерінің нәтижелерін қамтамасыз ету және сақталуы;
• жазғы семестрді ұйымдастыру;
• әкімшілік, эдвайзер және білім алушыларға үлгерім туралы ақпарат беру;
• мемлекеттік есеп беру түрлерін толтыру;
• білім алушылар контингентінің қозғалысы туралы есептердің барлық түрлерін жасау, білім алушылардың құжаттарын даярлау;
• Институт бітірушілердің МЕК, МАК материалдарын тексеру және оларды жеке істеріне салып қою үшін студенттік мұрағатына өткізу; келесі оқу жылына болжамды білім алушылар контингентін дайындау;
• білім алушылар контингентінің қозғалысы туралы факультеттер, ТО және экономикалық бөлімдегі мәліметтердің сәйкестігін тексеру және бақылау;
• факультеттердегі білім алушыларының жеке құрамы бойынша бұйрықтарды жүйелі түрде тіркеу, білім алушылардың оқудан кетуіне талдау жасау;
• оқыту басқаруының автоматтандырылған жүйесіне нігізделген білім алушылардың емтихандық сессия кезінде компьютерлік тестілеуін ұйымдастыру және өткізу;
• академиялық қарыздарын тапсыру үшін студенттерді компьютерлік тестілеуден өткізу;
• студенттердің білімдерін тексеру ректорлық бақылау ұйымдастыру және атқару;
СТУДЕНТТІҢ БІЛІМІН БАҚЫЛАУ ЖҮЙЕСІ
Оқу талаптары мен тапсырмаларының барлық түрлері бойынша студенттердің (білім алушылардың) оқу жетістіктері білімді бақылау және бағалау мемлекеттік жалпыға міндетті білім беру стандарты бойынша балды- рейтингті әріптік жүйемен бағаланады.
Студенттердің үлгерімінің ағымдық бақылауы оқу пәндерінің жеке тақырыптары бойынша жүргізіледі және аудитория мен аудиториядан тыс жүргізілетін сабақтардағы білімді бақылауды қамтиды. Ағымдық бақылау бағасы (рұқсат рейтингтік баға) аудиториялық сабақтардағы ағымдық бақылау бағасынан және рубеждік бақылау бағасынан (аудиториядан тыс жүргізілетін сабақтар) құралады. Үлгерімнің ағымдық бақылауында студенттердің оқу жетістіктері әр орындалған тапсырма үшін 100 балдық шкала бойынша бағаланады, үлгерімнің ағымдық бақылауының қорытынды нәтижесі академиялық кезеңде жинақталған барлық бағалардың орташа арифметикалық суммасының есебімен жүргізіледі.
Пәндер бойынша оң рейтингтік баға жинамаған студенттер қорытынды бақылауға (емтихан) жіберілмейді.
М.Сапарбаев атындағы ОҚГИ-ның білімді бақылау жүйесі рейтингтік бақылаудан (семестрде екі рет) және қорытынды бақылаудан тұрады (емтихан тапсыру). Пәндер бойынша рейтингтік бақылау академиялық кезеңнің 8 және 15 апталарында жүргізіледі.
Жеке пәндер бойынша қорытынды баға ағымдық және аралық бақылау мен қорытынды бақылау (емтихан) нәтижелерінен тұрады, өз ретінде ағымдық және аралық бақылау 60%, ал қорытынды бақылау 40%-ды құрайды.
Студенттер білімінің қорытынды бағасы білім алушылардың оқу жетістіктерін бағалаудың әріптік жүйесімен анықталып, төрт балдық жүйе бойынша сандық эквивалентке сәйкес келеді. Білім алушыны курстан курсқа көшіруде институт GPA көшіру балын өз бетінше белгілейді.